Die elektronische Rechnungstellung kommt, der EU sei Dank, auch bei uns so langsam in Fahrt und das in einer Form, die endlich eine automatisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ermöglicht.
Frankreich und Italien machen es uns schon seit längerem vor, dass sich ein elektronischer Rechnungsstandard etablieren kann, der automatisierte Verarbeitung ermöglicht und damit auch die Voraussetzungen schafft, das Rechnungswesen weiter zu digitalisieren.
In Italien wird bereits seit 2017 die Möglichkeit geboten Rechnungen im XML elektronisch zu übermitteln. Verpflichtend ist es für alle Unternehmen seit 2019 und die Verwaltung stellt hierfür die Plattform „Sistema di Interscambio“ zu Verfügung. Rechnungen, die nicht über dieses Plattform verschickt werden, gelten als nicht gestellt.
In Frankreich mussten schon seit 2018 alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter ihre Rechnungen im neuen Standard elektronisch versenden und ab 2019 müssen alle Betriebe ab 10 Mitarbeiter ebenfalls das elektronische Rechnungsformat nutzen, das dann ab nächstem Jahr in Frankreich für alle Unternehmen verbindlich ist.
Kleiner Hinweis: auch ausländische Firmen sind von dieser Regelung betroffen, wenn sie Geschäftskontakte in diese und andere Länder, wie zum Beispiel Spanien haben.
Aber auch bei uns gibt es ja ein bisschen Bewegung in Richtung der Automation des Rechnungswesens. Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 04.04.2017 wurde die Richtlinie 2014/55/EU, eine EU-Richtlinie vom 16.04.2014, in nationales Recht umgesetzt.
Die neuen Regelungen, die bereits seit Ende November 2018 für den Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden gelten, werden dann ab dem 27. November diesen Jahres für den Rechnungsaustausch mit weiteren Behörden in Kraft treten.
Damit gilt das einfache PDF-Dokument nicht mehr als korrekte elektronische Rechnung, da dieses Dokument nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann und alle Unternehmen, die dann Rechnungen an Behörden in Deutschland oder Behörden in anderen Staaten der EU stellen wollen, müssen in der Lage sein korrekte elektronische Rechnungen zu schreiben und weiterzuleiten.
Eine richtige elektronische Rechnung, eine X-Rechnung (Factur X), ist daher künftig nur noch eine solche, die die Möglichkeit des Austausches eines strukturierten Datensatzes bietet und damit die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Auch wenn der X-Rechnungsstandard noch nicht insgesamt für alle Rechnungsstellungen bei uns verbindlich ist, macht es Sinn, sich hiermit auseinander zu setzen, da zum einen der Standard ja bereits verfügbar ist und zum anderen die automatisierte Bearbeitungsmöglichkeit von Rechnungen insgesamt nur als positiv und Entlastung für das Rechnungswesen gesehen werden kann.
Für alle Unternehmen, zum Beispiel auch für kleine Handwerksbetriebe, die für Städte und Gemeinden arbeiten, wird es spätestens ab dem 27.11.2020 unumgänglich sein, X-Rechnungen (Factur X) schreiben zu können, da ansonsten derartige Aufträge nicht mehr angenommen werden können.
Aber auch alle diejenigen Unternehmen, die nicht für öffentliche Auftraggeber arbeiten, können von diesen neuen Regelungen, die meines Erachtens mit viel zu wenig Nachdruck bei uns eingeführt und umgesetzt werden, nur profitieren. Durch den Einsatz im gesamten Geschäftsverkehr kann hier viel erleichtert und vereinfacht werden. Diese Chance ungenutzt zu lassen, kann nicht nur im behördlichen- oder internationalen Geschäftsverkehr zu erheblichen Wettbewerbsnachteilen führen, sondern sich auch im gewöhnlichen, nationalen Geschäftsverkehr als Nachteil herausstellen.
Das bisher vorherrschende deutsche E-Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 ist bereits zur Version ZUGFeRD 2.0 weiterentwickelt und entspricht nun vollständig der Europäischen Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. ZUGFeRD basiert dabei auf den internationalen Standards CII (Cross Industry Invoice) und MUG (Message User Guides).
ZUGFeRD nutzt das PDF/A-3 Format und bettet eine X-Rechnung in das PDF ein. Es werden somit der strukturierte Datensatz (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) zusammen in einer Mail übermittelt. Optisch ist dann die Rechnung mit eingebundenen Datensätzen nicht von einer normalen PDF zu unterscheiden.
PDF/A, seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht, ist dabei herstellunabhängig und vor allem im Hinblick auf die Langzeitspeicherung entwickelt, so dass auch die Archivierungsanforderung der GoBD von 10 Jahr und mehr kein Problem darstellen.
Insgesamt lohnt sich meines Erachtens der Einstieg, wie vom BMWi schon 2015 dargestellt.