Das Finanzgericht Niedersachsen hat sich in seinem Urteil vom 23.01.2019 (FG Niedersachsen 3 K 107/18) mit der Frage befasst, wann denn die Daten erfasst werden müssen, die nicht schon unmittelbar durch das eingesetzte elektronische Erfassungssystem, das heißt das elektronische Fahrtenbuch selbst, erfasst worden sind.
Zu nennen sind hier insbesondere die Erfassungen der Fahranlässe, die das System ja von selbst nicht wirklich wissen kann, auch wenn zum Beispiel Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte vorbelegt werden konnten.
Weiterhin ging es noch um die Frage, ob eine Anerkennung erfolgen kann, wenn auch nach Jahren noch Änderungen vorgenommen werden können.
Hinsichtlich des Sachverhaltes ist kurz zu sagen, dass es sich hier um eine sogenannte Telematiklösung gehandelt hat. Die Hardware verfügte über einen GPS-Empfänger und übermittelte über das Mobilfunknetzt jeweils die aktuelle Position und zeichnete die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Der tatsächliche Tachostand musste zwingend abgelesen und eingegeben werden. Abweichungen durch Ausfälle von GPS oder Fehlfunktionen oder Abziehen des Steckers waren im System zu erfassen und zu berichtigen.
Die vorgelegten PDF-Dateien des Klägers wiesen dann, vorsichtig gesagt, erhebliche Abweichungen bei den Kilometerständen und andere Ungereimtheiten auf.
Dass das Finanzgericht Niedersachsen der Auffassung ist, dass ein Fahrtenbuch zeitnah zu führen ist, verwundern nicht wirklich. Eine zeitnahe Führung von Aufzeichnungen gehört in der Buchhaltung schließlich zum guten Ton.
Eine Zeitnahme Aufzeichnung von Daten durch das System selbst, ist zwar erfolgt, das Gericht ist allerding der nachvollziehbaren Auffassung, dass alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah eingetragen werden müssen, sonst seien die Fahrtenbücher zu verwerfen.
Das Gericht lässt dann leider dahinstehen, ob die vom Programm vorgegebenen Abschlussperiode von maximal einer Woche regelmäßig als zeitnahe Führung des Fahrtenbuches angesehen werden kann. Die Führung oder besser Vervollständigung des elektronischen Fahrtenbuches erst mindestens 11 Monate nach der Beendigung der letzten Fahrt, sieht es jedenfalls nicht mehr als zeitnah an.
Selbst wenn man sich noch darüber streiten kann, ob eventuell eine etwas länger Periode, wie zum Beispiel ein Monat in Analogie zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen, ebenfalls noch zeitgerecht wäre, so sollte doch nach dieser Entscheidung, hinsichtlich derer Nichtzulassungsbeschwerde beim BFH eingelegt ist (Az. BFH: VI B 25/19), darauf geachtet werden, dass die vollständige Erfassung der notwendigen Angaben auch im Rahmen eines elektronischen Fahrtenbuches möglichst sofort erfolgen und das Fahrtenbuch veränderungssicher abgeschlossen wird. Erfolgt das nicht und können später noch Änderungen erfolgen, droht aus diesem Grunde die Verwerfung.
Eine technische Lösung, die Jahre später noch Änderungen zulässt, kann jedenfalls nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.
Ganz allein kann eben auch eine elektronische Lösung noch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erstellen, auch wenn schon viel an Vorarbeit geleistet wird. Dass eben immer noch und zwar zeitnah, weitere eigene Eintragungen und Abgleiche vorgenommen werden müssen, darf nicht vergessen werden, sonst kostet das Fahrtenbuch doppelt. Zum einen müssen die Kosten für das elektronische Fahrtenbuch getragen werden und zum anderen gilt dann doch die wahrscheinlich viel teurere 1%-Regelung.
Im Übrigen ist die Entscheidung des FG Niedersachen auch noch deswegen lesenswert, weil klar wird, dass ein elektronisches Fahrtenbuch auch dazu führt, dass zum Beispiel automatisch aufgezeichnete Zwischenstopps beim Kaufladen, durchaus zu einer anderen Wertung des Fahrzweckes führen können. Aus einer geschäftlichen Fahrt wird dann schnell eine private und das wiederum führt schnell zu einer Verwerfung des Fahrtenbuches als Ganzes.
Ein elektronisches Fahrtenbuch kann das Leben durchaus erleichtern, es muss jedoch darauf geachtet werden, dass Aufzeichnungen nicht nur zeitnah, sondern immer auch richtig geführt werden. Die automatischen Aufzeichnungen sind das in der Regel.