Candis der Finanzdatenveredler

Bei unserer Suche nach geeigneten Anbietern von Digitalisierungshilfen sind wir auf Candis gestoßen oder besser gesagt, Candis ist auf uns gestoßen und wir waren von der Vorstellung durchaus angetan.

Candis bezeichnet sich selbst als Finanzdatenveredler und stellt eine cloudbasierte Lösung zur Vereinfachung der Buchhaltung dar. Über Candis lassen sich digitale Belge einsammeln und verarbeiten. Das Einsammeln der Belege aus Portalen und E-Mail-Postfächern erledigt für Candis der Anbieter GetMyInvoice.

GetMyInvoice ist auch sogenannter Premiumpartner der von uns genutzt Kanzleisoftware von Addison. Hier werden dann die von GetMyInvoice gesammelten Belege in das von Addison bereit gestellte Mandantenportal geliefert, wo sie dann sowohl uns als Steuerberater für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen, als auch für unsere Mandanten abrufbar sind und gespeichert werden.

Abgesehen davon, dass Belege über GetMyInvoice direkt zu Candis gelangen können, besteht auch die Möglichkeit Belege, die noch nicht originär digital verfügbar sind, als Scan an Candis zu senden, wobei Belege selbst in Papierform dorthin gesandt werden können, damit sie von Candis selbst digitalisiert werden.

Inwieweit ein solches Prozedere Sinn macht, muss dann sicherlich jeder selbst entscheiden, wir finden, so richtig lohnenswert ist das alles erst im Zusammenhang mit bereits digital vorhandenen Belegen, die idealerweise gleich direkt von Candis eingesammelt werden können, so dass sich hieraus eine wirkliche Arbeitsersparnis ergibt.

Candis sammelt aber nicht nur Belege ein, sondern erfasst, so denn der Onlinezugang für Candis freigegeben wird, auch die Bankdaten. Hierbei werden sowohl die Kontodaten als auch Daten von Kreditkarten oder PayPal abgerufen und die Zahlungsdaten werden dann den Belegdaten zugeordnet. Fehlt für eine Bankbuchung ein Beleg, wird dieser angemahnt.

Weiterhin kann der Candis Kunde seinen Zahlungsverkehr direkt über Candis abwickeln, da aufgrund der Rechnungserfassung gleich Kontendaten mit ausgelesen und vorgeschlagen werden. Das lästige Eingeben der IBAN und anderer Angaben entfällt damit.

Als kleines Extra hat Candis auch eine Liste für Auslagen, an die dann die Scans der betreffenden Belege (z.B. Kassenbons zu Bürobedarf, Getränken, Putzmitteln, etc.) gehängt werden können und die dann Grundlage für einen unbaren Ausgleich sein kann.

Hierdurch kann eine lästige Kassenführung entfallen, wenn gar keine Bareinnahmen anfallen und die Kasse nur zur Erfassung von Ausgaben dient oder sie kann für den Fall eingesetzt werden, dass Auslagen von Mitarbeitern abgerechnet werden sollen, die gleichfalls nicht mehr bar, sondern über das Konto abgewickelt werden sollen.

Selbst wenn dies sicherlich auch durch eine eigene Liste abgedeckt werden kann, hat uns diese Lösung doch gut gefallen, da diese einfache und doch sichere Lösung in vielen Fällen sehr hilfreich sein kann und wir das Gefühl hatten, dass hier mal wirklich mitgedacht worden ist.

Die von Candis aufgrund der erhaltenen Belege und Bankdaten generierten Daten können dann über eine entsprechende Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt werden, dem auch selbst Zugang zum Candisportal gewährt werden kann, was ebenfalls hilfreich ist.

Noch können wir zu der tatsächlichen Funktionalität dieser Lösung nicht viel sagen, da gerade erst die ersten Mandanten diese Lösung ausprobieren wollen und noch mit der Einrichtung beschäftigt sind. Wir gehen jedoch davon aus, dass wir demnächst über weitere Erfahrungen berichten können.

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