Was verstehen wir eigentlich unter Digitalisierung der Buchhaltung

Schön wäre es, wenn die Buchhaltung vollständig automatisiert wäre, sich also gleichsam von allein erledigt.

So kann das Ziel beschrieben werden, dass wir mit der Digitalisierung des Rechnungswesens erreichen wollen.

Wir wollen die für die Zusammenstellung der Buchhaltung erforderliche Zeit deutlich verkürzen, was vor allem unseren Mandanten zugutekommt und zudem die Bearbeitungszeit für das Kontieren und Verbuchen der Geschäftsvorfälle selbst möglichst geringhalten, indem wir diese Vorgänge weitestgehend automatisieren.

Voraussetzung dafür ist nach unserer Auffassung grundsätzlich ein „weg vom Papier“.

Lösungen, die vorsehen, dass analog erst in digital zu wandeln ist, finden wir nicht wirklich schick. Einen Beleg, der in Papierform vorliegt, erst einzuscannen, ihn also erst von analog in digital zu verwandeln, kann unserer Meinung nach allenfalls eine vorübergehende, wiederwillig hinzunehmende Zwischenlösung sein.

Ziel muss es sein, durchgehend digital arbeiten zu können. Das ist kein so ambitioniertes Ziel mehr. Man muss nur an die Telefonrechnung denken, die wir ganz selbstverständlich per E-Mail bekommen, um zu erkennen, dass der Weg zur elektronischen Rechnung bereits deutlich beschritten ist und wir nur dafür sorgen müssen, dass dieser Weg auch konsequent weiter begangen wird. Es gilt sich also nicht mit dem Einscannen von Papierbelegen aufzuhalten, sondern konsequent darauf hinzuarbeiten, dass Rechnungen gleich digital ins Haus kommen.  

Unserer Auffassung nach sind nur die Lösungen für eine Digitalisierung der Buchhaltung wirklich tauglich, die nicht auf ein Einscannen von analogen Belegen bauen. Digitalisierung des Rechnungswesens muss bedeuten, dass Abläufe durchgehend digital erfolgen und Systembrüche vermieden werden.

Abgesehen davon läuft man ja bereits jetzt vielfach offene Türen ein, wenn man fragt, ob es auch eine elektronische Rechnungsstellung geben kann, da eine elektronische Rechnungsstellung zwischenzeitlich viel bequemer ist, als eine analoge Übermittlung.

In diesem Zusammenhang hat uns die Frage eines Mandanten etwas verlegen gemacht, warum wir denn keine elektronischen Rechnungen schicken. Wir konnten da leider nur antworten, dass wir dies zwar technisch können, dass eine elektronische Rechnung eines Steuerberaters aber leider derzeit noch nicht den Anforderungen des § 9 Abs. 1 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) genügt.

Nach dieser, in meinen Augen völlig aus der Zeit fallenden Vorschrift, kann der Steuerberater seine Vergütung nämlich nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten Rechnung einfordern. Digital ist also nichts für Steuerberater. Ich kann nur hoffen, dass da die Initiativen unseres Berufsstandes bald zu einer Änderung der gesetzlichen Regelungen führen.

Behelfen können wir uns derzeit nur dadurch, dass mit Mandanten ausdrücklich vereinbart wird, dass er auf das Unterschriftserfordernis des § 9 Abs. 1 StBVV verzichtet.

Dieses Problem haben zum Glück weder Kaufleute noch Handwerker, noch sonstige Gewerbetreibende, sondern nur ausgesuchte Freiberufler, wie Steuerberater oder Rechtsanwälte. Im „Normalfall“ müssen Rechnungen nämlich nicht unterzeichnet werden und so gibt es auch keine Probleme bei einer digitalen Rechnungsstellung.

Liegen digitale Belege vor, so können nicht nur die Buchungsvorgänge selbst automatisiert werden, sondern bereits im Vorfeld kann ein automatisiertes Einsammeln von Belegen erfolgen, so dass der Aufwand hier eine schöne Mappe oder sogar einen Ordner mit Belegen zusammenstellen zu müssen, entfällt. Hieraus ergibt sich eine echte zeitlich Entlastung, da ja nicht nur die Zeit für das Zusammenstellen der Belege entfällt, sondern auch der Aufwand für die Weitergabe, die durch eine Datenfreigabe ersetzt werden kann.

Damit dies alles funktioniert, sind natürlich eine Reihe von organisatorischen Maßnahmen erforderlich und, was vielleicht noch viel wichtiger ist, eine andere Sicht auf die Vorgänge.

Konnte ich bislang meine analoge Papierrechnung ordentlich in einem Ordner ablegen, diesen dann in meinen Schrank oder später in mein Archiv stellen und dieses dann abschließen, damit kein Unbefugter in meinen Unterlagen wühlt, so muss ich jetzt überlegen, wie ich das gleiche auch mit meiner elektronischen Rechnung mache.

War ich bislang hauptsächlich darum besorgt, dass ein Thermopapierbeleg auch noch nach 10 Jahren vernünftig lesbar ist, so muss ich mir jetzt Gedanken machen, wie ich in 10 Jahren noch an meine Daten komme und ob ich sie mit meinen Programmen dann auch noch lesen kann.

Die Probleme sind zwar, analog wie digital, genau die gleichen, die Lösungen, die ich hierfür finden kann und muss, sehen aber absolut unterschiedlich aus. Hieran muss ich mich gewöhnen.

Von unserem Weg, die Vorstellung von der sich selbst erledigenden Buchhaltung umsetzen, werden wir hier in Zukunft berichten. 

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