Kostenersparnis durch digitale Fahrtenbücher?

Fahrtenbücher sind immer wieder ein Ärgernis. Ein Fahrtenbuch handschriftlich zu führen ist im günstigsten Fall aufwändig, meist auch noch lästig und Fehler führen dazu, dass es in der Regel teuer wird. Warum dann nicht ein digitales Fahrtenbuchsystem nutzen, das auch noch von der Finanzverwaltung anerkannt ist.

Keine Frage, AutoLogg, Vimcar, FleetGo und andere bieten hier Lösungen an, die viel Arbeit abnehmen und zu sichereren Ergebnissen führen, als ein handschriftliches Fahrtenbuch.

Als ich jedoch letzten eine Anzeige gelesen habe, in der damit geworben wurde, dass das elektronische Fahrtenbuch auch noch dazu führt, dass mehrere tausend Euro an Steuern gespart werden können, dachte ich, da musst du doch mal nachrechnen.

Gehen wir von eine Firmenfahrzeug wie einen BMW 320i touring aus. Der Bruttolistenpreis mit Businesspaket und Klimaautomatik ohne sonstige Sonderausstattung liegt bei € 43.300,00, im Rahmen der 1% Regelung fällt daher ein für die Fahrzeuggestellung anzusetzendes zusätzliches Einkommen von € 433,00 an.

Gehen wir mal weiter davon aus, dass die Fahrleistung  20.000 km im Jahr beträgt und das Fahrzeug 9,5 l Superbenzin auf 100 km verbraucht, was nach Angaben zum tatsächlichen Durchschnittsverbrauch wohl nicht ganz unrealistisch ist, dann landen wir bei monatlichen, geschätzten Fahrzeugkosten einschließlich Versicherung und Reparaturen von etwa € 820,66. Kosten der Finanzierung sind hier ebenso wenig berücksichtigt wie ein Restwert nach 6 Jahren Abschreibung.

Ein Auto, das mir monatliche Kosten von € 820,66 verursachen würde zur Verfügung zu haben und dafür nur € 433,00 als Einnahme angesetzt zu bekommen, ist jetzt erst einmal nicht so schlecht.

Hinzurechnen müssen wir allerdings noch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Gehen wir hier von einer Entfernung von 5 km aus, so ergibt sich nochmals ein Betrag von monatlich € 64,95, so dass wir insgesamt auf einen zu versteuernden, geldwerten Vorteil von € 497,95 kommen.

Da bei der Fahrtenbuchmethode das Verhältnis der gefahren Kilometer zueinander und die tatsächlich entstandenen Kosten maßgeblich sind, ist klar, dass sich ein Fahrtenbuch nur dann lohnen kann, wenn der Anteil der betriebliche gefahrenen Kilometer hoch ist.

Im hier gewählten Beispiel haben wir Kosten von € 820,66 im Monat so dass der betriebliche Anteil schon über 40% liegen muss, will man mit dem Fahrtenbuch eine Ersparnis erzielen.

Das beantwortet allerdings noch nicht die Frage, was denn nun tatsächlich gespart wird.

Da dies immer nur individuell beantwortet werden kann, bleiben wir in unserem Beispiel und gehen von einem verheirateten Alleinverdiener ohne Kinder aus, der Mitglied der gesetzlichen Krankenversicherung ist und ein Bruttogehalt von € 5.000 monatlich bekommt.

Ohne Kfz-Nutzung beträgt das Nettogehalt € 3.323,55, mit der nach der 1%-Regelung berechneten Kfz.-Nutzung von insgesamt € 497,95 gibt es netto noch € 3.116,65 heraus bei zusätzlich € 206,90 an Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Die in dem Betrag enthaltenen Beiträge für die Renten- und Arbeitslosenversicherung in Höhe von € 52,53 können wir mal beiseitelassen, da diese ja auch zu echten Ansprüchen führen und halten nur den Steuerbetrag von € 154,37 für die Kfz.-Nutzung fest.

Wird eine betriebliche Nutzung von 70% zugrunde gelegt, so ergibt sich bei sonst gleichen Voraussetzung ein geldwerter Vorteil von € 246,20 und es ein Nettogehalt von € 3.222,00

Bei Wahl der Fahrtenbuchmethode entsteht somit ein zusätzlicher Steueraufwand von € 75,57 anstatt von € 154,37 bei der 1%-Methode.

Im Monat verringert sich die Steuerlast damit um € 78,80, im Jahr um € 945,60 und auf eine Nutzungsdauer des Fahrzeuges von 6 Jahren gerechnet ergibt sich eine Verringerung von insgesamt € 5.673,60.

Die Mehrkosten eines elektronischen Fahrtenbuches z.B. von Vimcar von € 190,80 netto, oder wenn man es, als Arbeitnehmer, selbst kauft von € 227,05 brutto, hat man daher in meinem Beispiel nach 3 Monaten bereits raus und es verbleibt immer noch einer jährliche Ersparnis von über € 700.

Die Aussage, dass hier mehrere tausend Euro im Jahr eingespart werden können, ist vielleicht etwas übertrieben, aber über die Lebensdauer eines Autos gerechnet, kann die Aussage schon zutreffen.

Wer z.B. als Außendienstler sehr viel rein geschäftlich unterwegs ist, für den ist ein sicheres Fahrtenbuch nicht nur eine echte Alternative und Möglichkeit der Kostenersparnis, sondern eigentlich ein Muss.

Der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuches ist in diesen Fällen wirklich hilfreich. Durch die Koppelung mit dem Fahrzeug und dem GPS wird die Fahrtenbuchführung erheblich erleichtert und es wird somit eher sichergestellt, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß im Sinne der Finanzverwaltung geführt wird.

Findet die Finanzverwaltung durch Abgleich mit anderen Unterlagen dennoch Fehler, führt dies wieder zur Anwendung der 1%-Regelung. Das kann, vor allem für einen längeren Zeitraum, richtig teuer werden, so dass sich Mogeln auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch nicht lohnt.

Hinzuweisen ist auch noch darauf, dass neben dem anerkannten Fahrtenbuch auch sichergestellt sein muss, dass die Kostenerfassung für das Fahrzeug zutreffend erfolgt. Ist diese nicht sicher gestellt, hilft auch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch weiter, um aus der 1%-Regelung heraus zu kommen. Überflüssig ist der digitale Helfer allerdings sicherlich dann, wenn der Dienstwagen mehr Teil der Ausstattung insgesamt ist und nur gelegentlich für Dienstfahrten eingesetzt wird. Hier steht man sich mit der 1%-Regelung deutlich besser und hat zudem keinerlei weiteren Aufwand.

Überflüssig ist der digitale Helfer allerdings sicherlich dann, wenn der Dienstwagen mehr Teil der Ausstattung insgesamt ist und nur gelegentlich für Dienstfahrten eingesetzt wird. Hier steht man sich mit der 1%-Regelung deutlich besser und hat zudem keinerlei weiteren Aufwand.

Abschließend möchte ich noch sagen, dass ich bei meinen Probeberechnungen für diesen Beitrag festgestellt habe, dass es viele Faktoren gibt, die beeinflussen können, was im individuellen Fall nun günstig ist oder nicht. So können zum Beispiel unerwartet hohe Reparaturkosten zu einem völlig anderen Ergebnis führen. Es macht daher Sinn, dass für jedes Jahr insgesamt genau gerechnet wird, da unterjährige Wechsel der Methode nicht möglich sind.

Für alle weitergehend Interessierten hier noch der Link zum BMF Schreiben vom 04.04.2018 zur Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeuges an Arbeitnehmer.

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