Auch mit Candis funktioniert die Buchhaltung nicht automatisch

Wie hier schon berichtet, haben wir Candis, als Anbieter von automatisierter Buchhaltung für Unternehmen, ausprobiert. Bei allen tollen Funktionen ist unser derzeitiges Fazit, dass auch hier die Buchhaltung erst mal nicht automatisch läuft und es einer engen Abstimmung bedarf.

Wir haben ebenso wie der eigentliche Programmnutzer, also unser Mandant, eine Einführung in die Onlinelösung erhalten, wobei uns bei dieser Einführung vielfach gesagt wurde: „das macht der Mandant“. Für uns schön, da wir uns nicht darum kümmern müssen, für den Mandant vielleicht nicht so sehr, da er sich sehr wohl kümmern muss.

Wie sich dann schlussendlich zeigte, auch nicht schön für uns, da wir uns durchaus hätten kümmern müssen. Buchhaltung ist leider an manchen Stellen dann doch nicht so einfach, wie es scheint oder besser, wie der Anschein erweckt wird.

Bei der ersten Datenübernahme aus Candis, die an sich gut funktionierte, stellten wir fest, dass die Daten für uns völlig unbrauchbar waren. Unbrauchbar deshalb, weil zum einen die für die Lieferanten (Kreditoren) vergebenen Nummern mit unseren bisherigen nicht übereinstimmten und zum anderen gar keine Konten für eine Gegenbuchung mit übertragen worden sind.

In diesem Moment wurde uns deutlich, dass es ein Fehler war, auf die Ansagen von Candis zu vertrauen und unseren Mandanten mit der Einrichtung allein zu lassen. Unser Mandant ist eben auch kein Buchhalter und hatte einfach Zuordnungen vergeben, wie es von Candis vorgeschlagen worden ist, ohne zum Beispiel daran zu denken, dass Kreditorennummer bereits durch uns vergeben worden waren.

Leider erwies sich der Candis Support jetzt als nicht mehr ganz so schnell, denn auf eine Antwort mussten wir erst einmal warten.

Wir erhielten dann die Mitteilung, dass ein Einlesen der Konten einschließlich deren Bezeichnung über eine Datev-Ausgabe möglich ist, was ja erfreulich ist, eine klare Anweisung, wie wir an die zum Einlesen notwendige Ausgabedatei unseres eigenen Programmes kommen, bekamen wir leider nicht, nur den Hinweis, dass es sich um eine csv-Datei handeln muss.

Ist jetzt erst einmal nicht ganz so schön, aber wir arbeiten eben nicht mit dem Marktführer Datev, sondern mit Addison und man kann wohl auch nicht erwarten, dass seitens Candis die Bedienung aller Anwendungsprogramme auf Beraterseite beherrscht wird.

Nachdem wir dann recht schnell auch selbst herausgefunden haben, wie die notwendige csv-Datei mit den Kreditoren erstellt werden kann, hatten wir dann noch die Frage, ob es ein Problem mit den bereits in Candis angelegten Kreditoren geben würde.

Wir wurden an dieser Stelle dann erst einmal aufgeklärt, dass Candis keine Konten sondern nur Kontakte kennt. Einem Kontakt kann ein Konto zugeordnet werden, das auch eine abweichende Beschriftung haben kann und man kann Konten importieren, unabhängig von deren Beschriftung. Wenn die Beschriftung zum Kontakt passt, wird das Konto dem Kontakt auch automatisch zugeordnet. Falls nicht, kann man die Zuordnung manuell treffen.

An diesem Punkt fühlten wir uns nicht mehr so richtig verstanden und mussten feststellen, dass es wichtig ist, sich in die unterschiedlichen Programmlogiken einzuarbeiten, soll am Ende eine verwertbare Auswertung heraus kommen, die auch entsprechend der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung so ausdifferenziert ist, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Wie sagte doch Johann Wolfgang von Goethe schon so schön: Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchhaltung dem Kaufmanne! Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder gute Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.

Wir arbeiten daran!

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